APRENDIENDO A USAR NUESTRO RECURSO MÁS ESCASO.

por | 3 marzo 2009
Si hay algo en común para todos los empresarios y más para los de las PYMES, es que todos expresan que no les alcanza y no saben como obtener más, que deben lidiar con la escasez de este recurso y el mismo les resulta imprescindible para poder crecer.A todos, les falta “tiempo” y enloquecen pensando en todo lo que deben hacer y que por culpa de la falta de tiempo no lo van a poder realizar.Independientemente de otras cuestiones que deben estudiarse, el buen manejo del tiempo le facilitará la tarea dado que permitirá que la hora hombre mejor paga y más capacitada –la suya- sea aplicada a los verdaderos problemas -los estratégicos, donde esta en juego la supervivencia del negocio- y no a los temas menores y que pueden ser resueltos por otros sin gran significancia. Entonces debemos: 1. Saber administrar el tiempo: Uno de los problemas que tiene ser el Jefe (dueño, titular, presidente, etc.) es que la tarea a realizar no se encuentra dentro de un marco regulado como lo es el trabajo de todos los empleados o subordinados. Un alumno en un colegio o universidad tiene un reglamento que establece horarios y fecha; igual situación se presenta en un empleo. Allí, la labor esta definida y pre-establecida en cuanto a responsabilidades, tareas, horarios, ausencias, etc.. Cuando uno es Jefe de uno mismo, las tareas se superponen, las prioridades se trastocan y nos invade la sensación de estar trabajando como un perro…y no avanzar nada. A los efectos de administrar el tiempo, debe saber que aún el millonario más rico del planeta tiene al igual que Ud., 24 hs. para hacer su tarea. Quizás, una de las diferencias entre Ud. y él, es que él ha sabido aplicar su tiempo a lo importante, dejando de lado lo que no lo es; así potenció sus posibilidad de éxito haciendo que su capacidad no se desperdicie en tareas comunes. En otras palabras sepa que su tiempo es precioso y su pérdida es irrecuperable así que aplique su tiempo a lo trascendente y que solo Ud. y nadie más que Ud., puede resolver. 2. Sepa priorizar. Si Ud. no prioriza jamás le alcanzara el tiempo. Este es limitado, por tanto, o lo aplica a una tarea o a otra, pero a todas –ya que no es elástico- le será imposible. Es muy fácil caer en la rutina y repetir los actos un día tras otro; pero si Ud. se detiene un momento y analiza su gestión verá que diariamente lleva a cabo tareas que no debería hacer; tareas que no le generará clientela, ni lo posicionara, que no generan valor, que bien pueden ser hechas por gente con un sueldo y capacitación baja o media. Si diariamente se tomara un poco de tiempo (¿?) y estudiaría que hizo en el día, verá que a las tareas esenciales y trascendente casi no le dedicó tiempo alguno…porque estuvo trabajando denodadamente en las no importantes. Priorice o …desperdicie tiempo y si posibilidad de éxito, de Ud. depende. 3. Extermine a los “roba tiempos”. Estos son sus peores enemigos y lo trágico es que muchos de ellos los genera Ud.. La burocracia es como una enredadera, requiere de poda en forma periódica, de no ser así, se degenera y ocupa espacios hasta taparnos totalmente. Los “roba tiempos” son todas esas actividades que lleva a cabo y que devienen en otras que en definitiva le quitan su escaso tiempo y no le reportan el beneficio compensatorio. Interrupciones por llamadas telefónicas a su celular; reuniones interminables por temas intrascendentes; comunicaciones telefónicas; gestiones rutinarias delegables; falta de planificación; Internet (correo o chateo sin sentido o fuera de lugar); etc.. Piense que cuando Ud. es interrumpido, tarda aproximadamente 10 a 20 minutos en volver a concentrarse como lo estaba originalmente. 4. Sepa a dónde quiere llegar: Si Ud. no tiene en claro sus objetivos, seguramente lleve a cabo actividades –generadas por Ud. mismo- para no ver que no tiene en claro sus objetivos. El cerebro se niega a reconocer que la gestión es ineficiente e ineficaz; por eso, se llena de tareas para mostrar(se) que vive trabajando, no obstante, la pregunta es si lo que hace es lo que se debe hacer. Bueno, como uno se la pasa trabajando, suele suceder, que no tiene tiempo para responder a dicha pregunta y como mañana hay que seguir trabajando mucho, mejor dormir y eso lo vemos otro día….o nunca. Póngase objetivos lo más definido posible y con una fecha dada. Esto le permitirá conducir su esfuerzo hacia la consecución del mismo e inconscientemente le hará ir dejando todo aquello que lo aleje del mismo. Vivimos en un mercado de “altísima” competencia (cada vez más oferentes), caracterizado por la novedad (nuevos productos), diversidad (muchas alternativas para una misma necesidad) y transitoriedad (la vida útil de un producto es cada vez más corta). Esto hace que cada empresario se vea atosigado por problemas reales y potenciales que debe resolver. Esto, sumado a errores o vicios en la conducción (ej.: no delegar), genera una terrible presión que se apoya en tres grandes patas. 1. Hay mucho por hacer. 2. Solo yo lo puedo hacer (nadie lo hace bien). 3. Esto no va a terminar nunca. Y así vive una baja calidad de vida, con elevado estrés y sin conducir bien su negocio dado que …no tiene tiempo. Una técnica sencilla y útil para planificar el uso del tiempo es la "Matriz Eisenhower" con ella se categorizan las tareas en el negocio y permite la maximización de la rentabilidad en la utilización del tiempo por parte del ejecutivo. image001 Esta Matriz es una herramienta que permite visualizar lo importante de lo urgente; por tanto, ayuda a contrarrestar la tendencia de correr por lo urgente y no por lo importante. En ella tenemos dos ejes; en el horizontal X tenemos una línea de Urgencia (cuanto más a la derecha más urgente es algo) y en el eje vertical Y tenemos la importancia (cuanto más arriba más importante es). La cuestión es que esa matriz nos tiene que servir para "medir" lo que tenemos que hacer y para eso se debe; tomar unos minutos; y colocar todas las tareas por hacer en ella, para lo cual, se deberá definir cuán importante es en nuestra PyME y también cuál es su real urgencia. Así: Algo Muy Importante y Muy Urgente (1): Ud. debe hacerlo YA. Caso contrario, se enfrentará un serio problema en su firma o estará perdiendo una oportunidad. Algo Muy Importante pero NO Urgente (2): Debe considerarlo, planificar su acción y hacerlo si no tiene tareas en (1). Algo POCO Importante pero Muy Urgente (3): Debe delegarse o se estará empleado el tiempo en actividades de poco valor. Algo POCO Importante y NO Urgente (4): Aunque muchas veces lo haga…No es su tarea. Abandónela Ya. Tenga presente que esta trabajando sobre dos grandes problemas que tiene todo ejecutivo y que es la “la capacidad de reconocer lo importante de lo urgente” y “la capacidad de delegar”, por tanto no se asuste si le resulta difícil. También esta Matriz, le ayudará en la clarificación de conceptos que para un empresario PyME muchas veces se pierden de vista. • La definición de prioridades a favor del negocio. En las PyMEs es común que la persona del empresario y su actividad están estrechamente ligadas, esto lleva a que se entremezclen tareas propias de la actividad con aquellas que le producen placer al individuo y así, se llevan a cabo acciones que no tienen que ver con el objetivo empresario. • Debemos hacer lo que haga crecer al negocio. ¿Si Ud. es el goleador del equipo debería ir al arco?. Hacer cosas que no impliquen crecer es en parte hacer que el negocio se decrezca. • No tengo a quién delegar. Generalmente no se tiene lo que no se busca. Si otros lo tienen Ud. también puede tenerlo y si se esta hablando del costo que implica, debería calcular cuanto dinero pierde por no estar haciendo crecer el negocio. Si Ud. esta haciendo el trabajo de un administrativo en lugar de estar ocupándose de generar riqueza, probablemente descubra que su ganancia sea igual al sueldo de ese administrativo…o menos. La Matriz lejos esta de ser perfecta, de hecho tiene como desventaja que: • Favorece pensar a corto plazo • Simplifica demasiado la complejidad de la situación • Es subjetiva • Acentúa excesivamente los aspectos temporales frente a los estratégicos • Si no se delega correctamente posibilita el hecho que no se hagan cosas de poca importancia pero que hacen al negocio. • La matriz sólo "visualiza", no responde a la pregunta sobre "qué" es lo realmente urgente o importante. Por eso, debe empleársela sólo como medio auxiliar para ayudar a la reflexión. Aún así, sus ventajas son de destacar dado que: • Obliga a clasificar tareas y prioridades • Permite clasificar rápidamente tareas según categorías de importancia/urgencia • Posibilita delegar tareas y competencias • Ayuda a disminuir el stress • Favorece armonizar tareas y capacidades de los sujetos • Es muy fácil de comprender y aplicar Usualmente, ante el hecho de sentarse a trabajar sobre el tema…y como no se tiene tiempo, la tentación es fuerte…y se termina haciendo todo como antes. Inténtelo una y otra vez y verá que ya solo el ejercicio de intentarlo le irán haciendo ver que hay tareas que nunca deberían estar a su cargo y ya eso le resultó a su favor. Suponer, como lo hacen muchos, que todo es importante y no hay nadie que lo haga como Ud. es ponerse el traje de bombero y estar apagando incendios todo el día…hasta que al final se queme. Sé que es más fácil decir que hacer, pero aún así, es su responsabilidad hacer lo que debe hacer y en este caso es …cuidar de su recurso más escaso. Ver sitio.
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